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会議5悪

会せずとは、メンバーが集まらないこと。

会して議せずとは、集まっても議論せずに報告会になっていること。

 

議して決せずとは、議論しても何も決まらないこと。

 

決して行わずとは、決まっても実行しないこと。

 

行ってその責負わずとは、責任が伴わず軽い考えで物事が進むこと。

上記の会議5悪を含む会議は「ダメな会議」といえます。ダメな会議は参加するだけでマイナスになるものですから、早急に変える事が必要です。以下の3つのチェックポイントを確認してください。

 

1.会議開始時のチェックポイント
①司会者は誰か、その人は司会者として妥当か。
②参加者は筆記具・資料等、会議参加者に相応しい物を用意しているか(会議参加に必要な資料が決まっているか)
③会議の最初にケジメがあったか。(挨拶)
④コメント・訓話は適正な範囲か。(過度に長くないか)
⑤前回の決定事項の進捗状況のチェックを行ったか。
⑥今日の議題の確認を行ったか。

 

2.会議中のチェックポイント
①定例報告が済んだら、それについて意見や検討・提案を推進しているか。(ただ報告だけで終わらせない)
②司会者は議題検討時、その会議で議題者が一方的に話し始めた時、どこかのタイミングで入り込み議事を進行しているか。
③1つの議題が紛糾したり、独演会になった時、トップが「この議題だけで時間は取れないから次に進もう」と言った場合、その議題についてのケジメは付けているか。(ケジメを付けずに次の課題に進んだ場合、決定事項にならない)
④分かりにくい内容の検討の時、ホワイトボードや黒板を使い、司会者は分かるように提案しているか。(分かり難いまま言葉だけで議題を進めていないか)
⑤書記は、曖昧で不明な言葉や、決定とは言い難い事、何となく話しが進んだ時、「今のは議事録にどう記載したら良いですか」と、確認しているか。
⑥抽象的な決定になろうとしている時、「それは誰が、いつまでに、どう処理しますか?」と司会者は内容を確認しているか。
⑦議論が、本題と関係ないところで時間を取られている時、「本題からはずれていますが、それを議題にしますか、それとも本題に戻しますか」と、司会者は軌道修正しているか。
⑧何となく話し合った・何も決まらない・議題が進まない、そんな事がないように、司会者はチェックしているか。
⑨特定の人しか発言していない場合、司会者は非発言者を指名し、意見を聞き出しているか。
⑩議題と関係ないヒソヒソ話しを見つけた時、「何かありますか?」と、ヒソヒソ話者に確認して、意見を求めているか。(単なるヒソヒソ話しは注意しているか)

 

3.会議終了時のチェックポイント
①今日の決定事項の復唱を、司会者は議事録を見ながら行っているか。
②司会者は、次回の会議予定と、次回までに宿題になった事、次回に検討する議題を確認しているか。
③終わりのケジメを付けているか。(挨拶)

 

「正しい会議」を進める為に、上記3つのチェックポイントを是非活用してみてください。